Thiết lập bước quy trình

Chức năng thiết lập bước cho phép doanh nghiệp tạo ra các bước quy trình phù hợp với yêu cầu và đặc thù hoạt động của mình. Tính năng này giúp phần mềm linh hoạt và tuân thủ đúng quy trình của doanh nghiệp, từ đó hạn chế tình trạng thừa hoặc thiếu bước trong quy trình. Điều này đảm bảo rằng mọi quy trình được tối ưu hóa, mang lại hiệu quả cao hơn so với các phần mềm khác.

Để thiết lập trường dữ liệu, bạn thao tác: Truy cập vào phần mềm SPM -> Thiết lập chung -> Hiệu suất bán hàng -> tab Thiết bước

Hình 1: Danh sách bước

Thêm mới bước

Thêm mới bước quy trình theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào menu Thiết lập -> Hiệu suất bán hàng -> tab Thiết lập bước -> chọn nút Thêm mới

Hình 2: Thêm mới bước

Bước 2: Tại màn hình Thêm bước mới, nhập các thông tin cần thiết

Hình 3: Thêm mới bước

1 - Thứ tự bước: Thứ tự của các bước sẽ được tự động tăng dần mỗi khi bạn nhập mới một bước.

2 - Chọn màu hiển thị Kanban: Lựa chọn màu sắc để làm nổi bật bước quy trình của bạn. Màu này sẽ được hiển thị trên bảng Khách hàng và trong giao diện Kanban.

3- ID bước: Mỗi bước sẽ được gán một mã định danh. Nếu không nhập mã, phần mềm sẽ tự động sinh mã ID cho bạn.

4 - Tên bước: Nhập tên tương ứng cho từng bước trong quy trình.

5 - Ghi chú: Thêm ghi chú để mô tả chi tiết về bước quy trình.

6 - Trường thông tin: Lựa chọn các trường thông tin sẽ được hiển thị trong bước quy trình của bạn.

Bước 3: Nhấn chọn [Thêm bước mới] để hoàn tất quá trình thêm mới hoặc [Hủy] để hủy bỏ

Chỉnh sửa bước

Thao tác để chỉnh sửa trường dữ liệu: Truy cập vào menu Thiết lập -> Hiệu suất bán hàng -> tab Thiết lập bước

Bước 1: Nhấn chọn icon

Hình 4: Chỉnh sửa bước

Bước 2: Tại màn hình Chi tiết trường bước, thay đổi các thông tin cần thiết và nhấn nút Chỉnh sửa để hoàn tất.

Hình 5: Chỉnh sửa bước

Lưu ý khi chỉnh sửa bước quy trình:

Khi một bước quy trình đã được sử dụng trong các chức năng khác thông tin khách hàng,... hệ thống sẽ không cho phép chỉnh sửa bước quy trình đó. Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán và tránh lỗi trong dữ liệu đã liên kết.

Xóa bước

Phần mềm cho phép có 2 cách xóa bước quy trình

• Xóa bước quy trình từ icon
• Xóa nhiều bước quy trình bằng cách tích chọn hộp kiểm

Cách 1: Xóa trường dữ liệu từ icon

Hình 6: Xóa bước

Cách 2: Xóa nhiều trường dữ liệu bằng cách tích chọn hộp kiểm

Tích chọn hộp kiểm ở màn hình danh sách -> nhấn nút Xóa bước

Hình 7: Xóa bước

Lưu ý khi xóa bước quy trình:

Khi một bước quy trình đã được sử dụng trong các chức năng khác thông tin khách hàng,... hệ thống sẽ không cho phép xóa bước quy trình đó. Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán và tránh lỗi trong dữ liệu đã liên kết.