Quản lý trạng thái đơn hàng trên Salework kho

Việc kiểm soát trạng thái của đơn hàng rất quan trọng đặc biệt với các cửa hàng trên sàn thương mại điện tử. Công tác này giúp tránh nhầm lẫn, thất lạc hoặc sai sót thông tin giúp nhà bán hàng nhanh chóng và kịp thời xử lý.

Ứng dụng công nghệ tiên tiến, Salework sẽ giúp bạn phân loại đơn hàng từ bước tạo đơn tới khi đơn hàng được hoàn thành một cách chi tiết.

1. Phân loại các trạng thái đơn hàng trên Salework Kho

Để giúp Shop dễ dàng quản lý và hiểu rõ hơn cách phân loại đơn hàng trong Salework Kho, dưới đây là tổng quan các trạng thái đơn hàng mà bạn cần biết:

• Mới: Đơn hàng mới được shopee xác nhận và chuyển thông tin về cho Người bán xử lý.

• Chờ Hàng: Đơn hàng đang cần được bổ sung đủ số lượng hàng theo yêu cầu đơn hàng của khách.

• Chờ Xác Nhận: đơn hàng đang trong giai đoạn xác nhận tính hợp lệ bởi hệ thống.

• Chờ Đóng Gói: Trường hợp nếu bạn đi đơn theo quy trình nâng cao thì khi bấm chuẩn bị hàng đơn sẽ vào Chờ đóng gói shop bấm xác nhận tiếp để Salework trừ tồn kho cho bạn.

• Đang đóng gói: Đơn hàng sau khi đã xử lý ( đã đi đơn) và đang trong quá trình đóng gói để gửi cho ĐVVC.

• Chờ Gửi Hàng: Đơn đã xác nhận đóng gỏi xong chờ gửi sang đơn vị vận chuyển.

• Đã gửi hàng: Đơn hàng đã được đơn vị vận chuyển tới lấy hàng để giao tới địa chỉ của khách hàng.

• Đang giao: Đơn hàng đang được giao tới khách hàng.

• Thành công: Đơn hàng đã được giao thành công tới tay khách hàng.

• Hoàn: Đơn hàng không giao được cho khách hàng.

• Hủy: Đơn hàng đã được cửa hàng hoặc khách hàng xác nhận hủy.

2 Hướng dẫn theo dõi trạng thái đơn hàng

2.1 Hướng dẫn tra cứu đơn hàng theo mã đơn hàng hoặc mã vận đơn

Bạn đã tốn nhiều thời gian kiểm tra trạng thái đơn hàng để thông tin đơn hàng biết đã được giao hay chưa. Số lượng đơn hàng quá nhiều khiến quy trình quản lý trở nên rắc rối. Hãy thực hiện theo các bước dưới đây để dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng của bạn:

Bước 1: Truy cập vào Salework kho > chọn Danh sách đơn hàng.

Tại đây tất cả đơn hàng sẽ được thống kê số lượng theo từng trạng thái để bạn dễ dàng nắm bắt, theo dõi hành trình đơn hàng của mình.

• Trạng thái đơn hàng sẽ được chia thành các mục: Đã gửi hàng, Đang giao, Thành công, Hoàn, Hủy,....

• Salework Kho hỗ trợ quản lý đơn hàng các sàn: Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok Bán ngoài sàn.

Bước 2: Nhập thông tin đơn hàng bạn cần tìm kiếm.

Bạn có thể nhập mã đơn hàng, mã vận đơn, số điện thoại, tên khách hàng vào ô tìm kiếm thông tin bên dưới.

Để xem thông tin chi tiết của đơn hàng, bạn ấn chọn vào Mã đơn hàng. Toàn bộ thông tin liên quan đến đơn hàng sẽ được hiển thị trên màn hình bao gồm: tên sản phẩm, doanh thu, trạng thái đơn hàng,....

2.2 Hướng dẫn Tra cứu thông tin theo bộ lọc

Bạn chọn vào Bộ lọc ở góc trên cùng bên phải màn hình, bộ lọc thông tin sẽ hiện ra để bạn lựa chọn. Bạn chọn các trường thông tin mình cần tra cứu rồi nhấn Lọc để hoàn tất.

Lưu ý:

• Đơn chưa in: Hệ thống sẽ chỉ lọc ra những đơn chưa in nếu tất cả các đơn hàng bạn đều in phiếu tại Salework Kho.

• Đơn cần chuẩn bị lại: Mục Đơn cần chuẩn bị lại áp dụng để xử lý các đơn hỏa tốc: Now, Grap Express.

• Đơn có 2 sản phẩm trở lên sẽ không tính sản phẩm quà tặng có trong đơn hàng.

2.3 Hướng dẫn cách xuất file Excel đơn hàng.

Tại đây, bạn có thể lựa chọn xuất file theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Xuất file theo bộ lọc

Bạn có thể tham khảo cách lọc thông tin đơn hàng theo hướng dẫn ở mục 1.2, sau đó chọn Theo bộ lọc > Xuất file.

Cách 2: Xuất file theo đơn hàng hiện tại

Bạn chọn trạng thái đơn hàng mà bạn muốn xuất file ( Mới, Thành công, Hoàn..), sau đó chọn Các đơn hiện tại > Xuất file, toàn bộ thông tin đơn hàng trong trang đó sẽ được tải xuống máy tính của bạn.

Lưu ý: Salework kho mặc định để hiển thị số đơn hàng trong một trang là 25 đơn, bạn có thể tùy chọn để điều chỉnh số lượng đơn hàng hiển thị là 50 đơn hoặc 100 đơn trong một trang tùy ý.

2.4 Thống kê nhanh

Tính năng Thống kê nhanh hỗ trợ bạn thống kê toàn bộ thông tin đơn hàng ở cùng 1 trạng thái, từ đó giúp bạn có cái nhìn bao quát về các sản phẩm, đơn hàng của shop mình. Salework Kho sẽ thống kê cho bạn các thông tin trong đơn hàng bao gồm: Sản phẩm sàn TMĐT, mã sản phẩm Salework liên kết, đơn vị vận chuyển giao hàng và địa chỉ của khách hàg.

Lưu ý:

• Tính năng thống kê nhanh chỉ thống kê được các đơn hàng cùng trạng thái, vì vậy bạn cần chọn trạng thái đơn hàng trước khi xem thống kê nhanh.

• Tính năng này sẽ không thống kê được các đơn hàng ở trạng thái Hủy.

• Đối với đơn hàng ở trạng tháI Thành công, bạn cần chọn khoảng thời gian trước khi thực hiện thao tác này.