Đặt hàng nhà cung cấp

Đối với sản phẩm sắp hết hàng, bạn sẽ phải lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp để luôn có nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Salework sẽ hỗ trợ bạn tạo đơn đặt hàng và theo dõi quá trình nhận hàng từ nhà cung cấp ngay trên phần mềm với tính năng Đơn đặt hàng.

1. Tạo đơn đặt hàng nhà cung cấp

Bước 1: Tại mục Quản lý tồn kho > Chọn Lô hàng chờ nhập > Chọn Thêm đơn đặt hàng.

Khi đó hệ thống sẽ chuyển sang giao diện như sau:

Bước 2: Tạo thông tin đơn đặt hàng.

Nhập mã sản phẩm bạn cần đặt hàng vào ô tìm kiếm, sau đó chỉnh sửa số lượng và giá nhập cho lần nhập hàng này.

Bạn điền thông tin chiết khấu và số tiền đã đặt cọc cho nhà cung cấp trong lần đặt hàng lần này.

Chọn kho bạn muốn nhận hàng vào.

Chọn Thời gian dự kiến sẽ nhận được đơn đặt hàng này.

Nhập thông tin nhà cung cấp bạn đã đặt hàng.

• Nếu thông tin nhà cung cấp đó chưa được lưu trên hệ thống, bạn ấn vào dấu để tạo mới thông tin nhà cung cấp, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện như sau:

• Bạn lần lượt nhập thông tin của nhà cung cấp theo yêu cầu hiển thị trên màn hình và bấm Lưu. Lần sau, nếu bạn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp này, bạn chỉ cần gõ tên nhà cung cấp trong ô tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị thông tin nhà cung cấp để bạn lựa chọn. Bạn ấn vào icon nếu muốn sửa lại thông tin nhà cung cấp đó.

Nhập ghi chú cho đơn đặt hàng của nhà cung cấp tại đây.

Bước 3: Kiểm tra thông tin và tạo đơn đặt hàng

Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin về đơn đặt hàng đã nhập trên hệ thống như: tên sản phẩm, số lượng, kho nhận hàng, số tiền cần thanh toán rồi bấm Lưu để hoàn tất quá trình tạo đơn đặt hàng nhà cung cấp.

2. Xác nhận đơn đặt hàng nhà cung cấp

2.1 Đơn đặt hàng

Toàn bộ đơn đặt hàng bạn đã tạo mới sẽ nằm trong mục Đơn đặt hàng để bạn kiểm tra lại. Để giúp bạn quản lý tốt đơn đặt hàng, dễ dàng kiểm soát để làm việc lại với nhà cung cấp trong trường hợp nhận hàng chậm hơn so với ngày dự kiến trên đơn hàng, Salework sẽ bôi màu để phân loại các đơn đặt hàng như sau:

• Trước ngày nhận hàng dự kiến 1 ngày: Đơn hàng sẽ được bôi màu vàng

• Đến ngày dự kiến nhận hàng: Đơn hàng sẽ được bôi màu xanh.

• Chậm hơn ngày dự kiến: Đơn hàng sẽ được bôi màu đỏ.

Bạn bấm vào nút để in phiếu đặt hàng nhà cung cấp, phiếu in ra sẽ có mẫu như sau:

Bạn bấm vào nút để xóa đơn đặt hàng nhà cung cấp.

Khi đã nhận được hàng từ nhà cung cấp, bạn cần tiến hành kiểm tra và phân loại sản phẩm nhận được. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, bạn truy cập vào mục Đơn đặt hàng để xác nhận số lượng sản phẩm nhận được ở cột Đã nhận rồi bấm Cập nhật. Nếu hàng nhận về bị lỗi, bạn điền số lượng sản phẩm bị hỏng vào cột Hàng lỗi rồi bấm Cập nhật, hệ thống sẽ không cộng tồn kho cho các sản phẩm bị lỗi này.

Khi đó, Salework Kho sẽ tạo ra một phiếu nhập hàng cho các sản phẩm đạt yêu cầu, bạn cần xác nhận hoàn thành phiếu để tồn kho của sản phẩm cộng thêm số lượng hàng mà bạn đã nhận về.

2.2 Nhận một phần

Nếu đơn hàng bạn chưa nhận đủ hàng so với số lượng đã đặt ban đầu, sau khi xác nhận số lượng sản phẩm nhận được, đơn hàng sẽ chuyển từ mục Đã đặt hàng sang Nhận 1 phần.

2.3 Hoàn thành

Nếu đơn đặt hàng đã nhận đủ hàng so với số lượng ban đầu đã đặt, sau khi xác nhận số lượng sản phẩm nhận được, đơn hàng sẽ chuyển từ mục Đã đặt hàng sang Hoàn thành. Đối với đơn nhận một phần mà bạn đã nhận đủ số lượng hàng hóa còn lại, đơn hàng sẽ chuyển từ mục Nhận một phần sang Hoàn thành.

2.4 Khóa

Đối với các đơn hàng bạn muốn không nhận hàng hoặc đã bị nhà cung cấp hủy bỏ, bạn chọn Khóa để khóa lại đơn đặt hàng đã tạo. Đơn hàng sau khi Khóa sẽ không sửa lại thông tin được nữa.

3. Danh sách nhà cung cấp