Thêm mới lần đầu thông tin: Khách hàng

Thêm mới thông tin khách hàng cho phép quản lý thông tin khách hàng

Thêm mới khách hàng thủ công trên phần mềm

Để thêm mới thông tin khách hàng trên phần mềm bạn thao tác theo bước sau:

Bước 1: Tại menu Khách hàng -> Nhấn nút

Ảnh 1: Thêm mới thủ công thông tin khách hàng

Bước 2: Màn hình Thêm mới, nhập các thông tin cần thiết của Khách hàng

Hình 2: Thêm mới thủ công

Bước 3: Nhấn nút Hoàn thành để hoàn tất và lưu vào hệ thống hoặc nhấn nút Hủy để hủy bỏ thao tác

Thêm mới khách hàng bằng cách import file Excel

Có 2 cách import thông tin khách hàng bằng file Excel

• Import thông tin khách hàng bằng file excel mẫu

• Import thông tin khách hàng bằng file excel cá nhân

Hình 3: Import khách hàng

Cách 1: Import thông tin khách hàng bằng file excel mẫu

Bước 1: Truy cập vào menu Khách hàng -> chọn icon

Hình 4: Import khách hàng

Bước 2: Tại màn hình Nhập dữ liệu từ file Excel chọn nút Sử dụng file mẫu

Hình 5: Impot khách hàng

Bước 3: Tải file mẫu danh sách liên hệ bằng cách chọn Tải file mẫu liên hệ

Hình 6: Impport khách hàng

Bước 4: File mẫu excel sẽ được tải về máy, bạn cần nhập thông tin cần thiết tương ứng vào file excel mẫu này

Những lưu ý khi nhập dữ liệu vào file excel mẫu

• Nhập đúng kiểu dữ liệu của các trường thông tin

• Nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

• Số điện thoại khách hàng không trùng

Bước 5: Tải file đã nhập lên phần mềm bằng kéo thả file hoặc chọn từ browse

Hình 7: Import khách hàng

Bước 6: Nhấn nút Kiểm tra dữ liệu

Cách 2: Import thông tin khách hàng bằng file excel cá nhân

Bước 1: Tại màn hình Nhập dữ liệu từ file Exelc Chọn Sử dụng file cá nhân

Hình 8: Import khách hàng

Bước 2: Tải file dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp bạn tại mục chọn file tải lên bằng cách kéo thả hoặc từ Browse

Hình 9: Import khách hàng

Những lưu ý về file dữ:

• Hệ thống sẽ đọc thông tin từ hàng thứ 2

Bước 3: Sắp xếp thông tin trường dữ liệu tương ứng với từng tên cột trong excel

Hình 10: Import khách hàng

Ví dụ:

Bước 4: Nhấn nút Kiểm tra dữ liệu

Thêm mới khách hàng từ tích hợp hệ thống

Đường dẫn: Trang chủ / Danh sách khách hàng / Tích hợp

Thao tác: Nhấn vào nút "Tích hợp"

Ảnh 11: Nhận dữ liệu khách hàng từ tích hợp hệ thống

Kích hoạt cổng dữ liệu tích hợp:

Ảnh 12: Nhận dữ liệu từ tích hợp hệ thống

• Bước 1: Đặt tên cổng kết nối.

Khuyến nghị đặt tên theo các hệ thống đang tích hợp để dễ ghi nhớ.

• Bước 2: Hệ thống Salework tự sinh đường dẫn webhook.

Người dùng cung cấp đường dẫn này cho Chăm sóc khách hàng hoặc Hỗ trợ kỹ thuật của bên cần tích hợp. Bên thứ 3 sẽ thực hiện kết nối kỹ thuật với SW Contact.

• Bước 3: Thực hiện kiểm thử truyền tải dữ liệu lần đầu

1. Bên thứ 3 gửi file JSON mẫu bao gồm các thông tin có thể cung cấp, người dùng cập nhật chuỗi giá trị lên phần

2. Sử dụng Push dữ liệu mẫu để đẩy dữ liệu mẫu vào hệ thống Salework

3. Lựa chọn các thông tin mong muốn nhận tự động bằng cách tích chọn thông tin tại cột Salework. Lựa chọn dữ liệu bên thứ 3 tại cột "Dữ liệu khách hàng", dữ liệu mẫu nếu truyền tải thành công tại bước Push dữ liệu mẫu sẽ hiển thị lên cột "Dữ liệu mẫu".

• Bước 4: Kích hoạt cổng tích hợp dữ liệu

Kiểm tra lại dữ liệu nếu thành công và hiển thị chính xác thì người dùng nhấn chọn nút Kích hoạt cổng

• Bước 5: Các dữ liệu nhận tự động có trạng thái Chờ xác nhận. Người dùng vào danh sách khách hàng để cập nhật dữ liệu về trạng thái Đã xác nhận.

Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Phần mềm cho phép 2 cách chỉnh sửa thông tin khách hàng:

• Chỉnh sửa từ màn hình bảng

• Chỉnh sửa từ màn hình Kanban

• Chỉnh sửa từ màn hình Chi tiết

Cách 1: Chỉnh sửa từ màn hình bảng

Bước 1: Tại menu Khách hàng -> chọn icon

Hình 11: Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Bước 2: Sau đó điền các thông tin cần chỉnh sửa và chọn nút Lưu để hoàn tất:

Cách 2: Chỉnh sửa từ màn hình Kanban

Cách 3: Chỉnh sửa từ màn hình Chi tiết

Bước 1: Tại menu Khách hàng -> Nhấn vào chi tiết một khách hàng

Hình 14: Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Bước 2: Tại màn hình Chi tiết -> nhấn chọn icon

Hình 15: Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Bước 3: Sau đó điền các thông tin cần chỉnh sửa và chọn nút Lưu để hoàn tất

Xóa dữ liệu khách hàng

Có 3 cách để xóa thông tin khách hàng:

• Xóa thông tin khách hàng từ màn hình bảng

• Xóa thông tin khách hàng từ màn hình Kanban

• Xóa thông tin khách hàng bằng cách tích chọn hộp kiểm

Cách 1: Xóa thông tin khách hàng bằng cách nhấn vào icon

Hình 16: Xóa khách hàng

Sau đó màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:

Nhấn nút Xóa, hệ thống sẽ thông tin khách hàng mà bạn lựa chọn

Cách 2: Xóa thông tin khách hàng từ màn Kanban

Cách 3: Xóa nhiều điều thông tin khách hàng bằng cách tích chọn ô hộp kiểm

Thêm lịch sử khách hàng

Thêm lịch sử khách hàng giúp bạn dễ dàng ghi lại quá trình tương tác, nhanh chóng tạo thông tin phát sinh, thêm lịch hẹn, và ghi chú các chi tiết quan trọng. Điều này giúp quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả hơn, đảm bảo không bỏ sót các sự kiện quan trọng và tối ưu hóa dịch vụ.

Có 3 cách thêm mới lịch sử:

• Thêm từ màn hình bảng

• Thêm từ màn hình Kanban

• Thêm từ màn hình chi tiết

Cách 1: Thêm từ màn hình bảng

Bước 1: Truy cập vào menu Khách hàng -> chọn

Hình 17: Thêm lịch sử

Bước 2: Tại màn hình Thêm lịch sử, nhập các thông tin cần thiết

Hình 18: Thêm lịch sử

1 - Hoạt động: Nhập tên hoạt động

2 - Ngày tạo: Thời gian diễn ra hoạt động

3 - Người tham gia: Thông tin những người tham gia

4 - Giờ bắt đầu: Chọn giờ bắt đầu hoạt động

5 - Giờ kết thúc: Chọn giờ kết thúc hoạt động

6 - Ghi chú: Ghi chú những nội dung cần thiết

7 - Có thông báo lịch hẹn trước cho mọi người tham gia hay không

Bước 3: Nhấn nút Tạo lịch sử hoạt động để hoàn tất

Cách 2: Thêm từ màn hình Kanban

Cách 3: Thêm từ màn hình chi tiết

Bước 1: Vào menu Khách hàng -> Click chi tiết một bản ghi bất kỳ

Hình 19: Thêm lịch sử

Bước 2: Tại màn hình Chi tiết -> chọn icon

Hình 20: Thêm lịch sử

Bước 3: Nhập các thông tin tại màn hình Thêm lịch sử -> chọn nút Tạo lịch sử hoạt động để hoàn thành.