Gộp dữ liệu khách hàng

Tính năng Gộp dữ liệu cho phép hợp nhất nhiều bản ghi khách hàng thành 01 bản ghi duy nhất, giúp loại bỏ dữ liệu trùng lặp nhưng vẫn giữ lại đầy đủ thông tin cần thiết.

Sau khi gộp:

• Chỉ còn 01 bản ghi chính được lưu trên hệ thống.

• Các bản ghi còn lại sẽ bị xóa khỏi hệ thống.

• Người dùng có thể lựa chọn dữ liệu của từng trường sẽ được giữ lại hoặc chỉnh sửa trực tiếp trước khi xác nhận gộp.

Điều kiện sử dụng

Tính năng Gộp dữ liệu chỉ hiển thị khi người dùng:

• Chọn từ 02 khách hàng trở lên trong danh sách khách hàng.

• Chọn Khác → Gộp dữ liệu.

Nếu không đủ điều kiện gộp theo quyền của tài khoản, menu Gộp dữ liệu sẽ không hiển thị.

Thao tác gộp dữ liệu

Bước 1: Chọn khách hàng

Tại màn hình Khách hàng:

• Chọn từ 02 khách hàng trở lên.

• Nhấn Khác.

• Chọn Gộp dữ liệu.

Bước 2: Chọn bản ghi được giữ

Hệ thống hiển thị màn hình Gộp dữ liệu.

Người dùng chọn Giữ bản ghi tại một trong các bản ghi.

Bản ghi được giữ sẽ là:

• Bản ghi chính sau khi gộp.

• Lưu lại lịch sử chăm sóc.

• Lưu lại bước quy trình.

• Lưu lại ghi chú.

• Lưu lại lịch hẹn.

Các bản ghi còn lại sẽ bị xóa sau khi hoàn tất gộp.

Đối với từng trường dữ liệu: có thể chọn lấy dữ liệu từ 1 trong các khách hàng đã chọn

Ngoài ra, người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp tại cột Kết quả trước khi xác nhận.

Các trường không được chỉnh sửa

Hai trường dưới đây không thể chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình gộp:

• Trạng thái hoạt động khách hàng

• Kho dữ liệu

Hai trường này sẽ tự động lấy theo bản ghi được chọn tại mục “Giữ bản ghi”.

Ví dụ:

Nếu chọn Giữ bản ghi là Dữ liệu 2 thì:

• Trạng thái hoạt động khách hàng = theo Dữ liệu 2

• Kho dữ liệu = theo Dữ liệu 2

Bước 3: Xác nhận gộp

Sau khi hoàn tất lựa chọn dữ liệu:

Nhấn Xác nhận gộp.

Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận.

Nhấn Xác nhận để thực hiện gộp.

Lưu ý khi gộp dữ liệu

• Thông tin của các bản ghi được gộp sẽ hợp nhất vào bản ghi chính.

• Lịch sử chăm sóc khách hàng sẽ được cập nhật vào bản ghi chính.

• Bước quy trình, ghi chú và lịch hẹn sẽ được giữ theo bản ghi được chọn Giữ bản ghi.

• Có thể chọn dữ liệu của từng trường hoặc chỉnh sửa trực tiếp tại cột Kết quả trước khi xác nhận.

• Trường Trạng thái hoạt động khách hàng và Kho dữ liệu luôn lấy theo bản ghi được chọn Giữ bản ghi.

• Sau khi gộp thành công, các bản ghi không được giữ sẽ bị xóa khỏi hệ thống và không thể khôi phục.

Phân quyền sử dụng

Tài khoản Admin

Admin có quyền quản lý toàn bộ khách hàng trên hệ thống, vì vậy:

• Có thể chọn và gộp bất kỳ khách hàng nào.

• Có thể gộp khách hàng thuộc cùng một quy trình mà không bị giới hạn bởi nhân viên phụ trách.

Tài khoản Nhân viên

Nhân viên chỉ được gộp khi tất cả khách hàng được chọn đều có cùng danh sách nhân viên phụ trách.

Nếu điều kiện không thỏa mãn, menu Gộp dữ liệu sẽ không hiển thị.

Tài khoản Leader

Leader có thể gộp khách hàng nếu toàn bộ khách hàng được chọn thuộc phạm vi nhóm mình quản lý.